Świadectwo pracy to bardzo ważny dla pracownika dokument wydawany przez pracodawcę po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Dokument ten powinien zawierać informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych.

Kwestie związane ze świadectwem pracy uregulowane są przede wszystkim w Kodeksie pracy oraz rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Dodatkowo regulacje szczegółowe oraz zawierające odrębności zostały także uregulowane w innych aktach prawnych.

Sporządzenie i wydanie świadectwa pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Jego naruszenie może skutkować nie tylko ukaraniem karą grzywny do 30 tys. złotych, ale i narazić pracodawcę na powództwo pracownika o odszkodowanie.

Prawidłowe sporządzenie świadectwa pracy jest niezwykle istotne. Zawierać ono powinno szereg podstawowych danych i informacji dotyczących zatrudnienia pracownika. Informacje te w głównej mierze powinny dotyczyć samego stosunku pracy i uprawnień pracownika ze stosunku pracy (np. okres zatrudnienia, formy i rodzaj pracy, ilość wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, macierzyńskiego, wychowawczego, bezpłatnego), jak i mających wpływ na uprawnienia z ubezpieczeń społecznych (np. sposób rozwiązania stosunku pracy, liczbę dni, za które pracownik otrzymywał wynagrodzenie przebywając na zwolnieniu chorobowym).

Należy ostrożnie podchodzić do zamieszczania informacji w świadectwie pracy. W świadectwie pracy nie wolno np. wskazywać przyczyn rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem.

Nieprawidłowe sporządzenie świadectwa pracy i nieuwzględnienie uzasadnionego wniosku pracownika o jego sprostowanie może narazić pracodawcę na postępowanie sądowe.

Poniższa porada ma na celu ułatwienie dochowania obowiązku prawidłowego sporządzenia i skutecznego wydania świadectwa pracy, wskazując stosowne terminy, treść i procedury związane ze świadectwem pracy.

I. Kiedy pracodawca obowiązany jest wydać świadectwo pracy?

Pracodawca ma obowiązek sporządzenia i wydania pracownikowi świadectwa pracy niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy (art. 97 § 1 K.p.).

Rozwiązanie stosunku pracy może nastąpić przez wypowiedzenie umowy o pracę, bez wypowiedzenia lub za porozumieniem stron.

Sporządzenie i wydanie świadectwa pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Prawidłowe sporządzenie świadectwa pracy jest niezwykle istotne.

Natomiast wygaśnięcie stosunku pracy następuje np. w wyniku śmierci pracownika lub śmierci pracodawcy, z upływem 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania (chyba że pracodawca rozwiązał wcześniej bez wypowiedzenia umowę o pracę z winy pracownika) lub w przypadku niezgłoszenia się do pracy w terminie 7 dniu od rozwiązania stosunku pracy z wyboru przez pracownika, który pozostawał na urlopie bezpłatnym w związku z wykonywaniem pracy na postawie wyboru (np. jako wójt).

Jak wynika z § 4 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy „niezwłocznie” oznacza, że świadectwo pracy powinno być wydane w dniu, w którym następuje wygaśnięcie lub rozwiązanie stosunku pracy. Jeżeli jednak z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi (albo osobie przez niego upoważnionej) w tym terminie nie jest możliwe, wówczas świadectwo pracy należy przesłać pracownikowi (lub osobie przez niego upoważnionej) w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe albo doręczyć je w inny sposób (zgodnie z zasadami doręczeń wg Kodeksu cywilnego).

Innymi słowy, jeżeli osobiste wydanie świadectwa pracy w dniu rozwiązania albo wygaśnięcia umowy stosunku pracy nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych (a zatem niezależnych od pracownika lub pracodawcy), wówczas pracodawca może w inny sposób je doręczyć pracownikowi lub osobie, którą pracownik do tego upoważnił. Należy zwrócić uwagę, iż rozporządzenie wskazuje albo na operatora pocztowego w rozumieniu przepisów Prawa pocztowego, albo na inny sposób. Zgodnie z Prawem pocztowym operatorem pocztowym jest przedsiębiorca uprawniony do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych; aktualnie będzie to np. Poczta Polska, InPost. Nie ma tu tym samym wymogu korzystania z tzw. operatora pocztowego wyznaczonego, którym jest do 2025 r. Poczta Polska (jak ma to miejsce np. dla ważności złożenia pism procesowych). Tym samym sposób doręczenia uzależniony jest już od decyzji pracodawcy, o ile oczywiście będzie w stanie wykazać, ż obowiązek ten wypełnił. Zgodnie z art. 61 § 1 K.c., który tu powinien mieć odpowiednie zastosowanie.

II. Wydanie świadectwa pracy w sytuacji, gdy nawiązujemy z tym samym pracownikiem kolejny stosunek pracy

Odmienne obowiązują zasady związane z obowiązkiem wydania świadectwa pracy, gdy pracodawca zamierza z tym samym pracownikiem nawiązać kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Innymi słowy dotyczy to sytuacji, gdy kolejna umowa o pracę z tym samym pracownikiem zostanie zawarta przed upływem 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę. Przykładowo może to dotyczyć sytuacji, w której stosunek pracy zostaje rozwiązany w celu uzyskania prawa do przez pracownika świadczenia emerytalnego, a następnie ponownie nawiązany już po uzyskaniu tego świadczenia.

W takiej sytuacji, gdy wystąpi odstęp nie dłuższy niż 7 dni pomiędzy kolejnym stosunkiem pracy, pracodawca nie jest zobowiązany wydać świadectwo pracy bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniego świadectwa pracy. Z uwagi na fakt, iż co do zasady pracodawca obowiązany jest wydać świadectwo pracy niezwłocznie, czyli w dniu ustania stosunku pracy, do spełnienia tego warunku wystarcza zamierzenie nawiązania z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w przeciągu 7 dni. Gdyby zawarcie kolejnej umowy o pracę w tym terminie okazało się niemożliwe, wówczas należy świadectwo pracy wydać niezwłocznie.

Jednak, gdy pracownik, z którym w przeciągu 7 dni został nawiązany kolejny stosunek pracy zażąda wydania świadectwa pracy, wówczas pracodawca powinien w ciągu 7 dni sporządzić i wydać świadectwo pracy (art. 97 § 12 K.p.). Żądanie pracownika (wniosek) może być złożone w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy odnoszącego się do poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Może być złożone w formie pisemnej lub elektronicznej (art. 97 § 11 K.p.).

III. Świadectwo pracy w przypadku śmierci pracownika

W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, pracodawca obowiązany jest sporządzić świadectwo pracy i włączyć je do akt osobowych zmarłego pracownika. W takiej sytuacji wydanie świadectwa pracy następuje na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób - innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika. Wniosek powinien być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia takiego wniosku (§ 5 Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

IV. Treść świadectwa pracy

Zgodnie z art. 97 § 2 K.p. w świadectwie pracy należy podać wszystkie informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika i tylko wówczas w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Przepis ten uszczegóławia § 2 Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy wskazując szczegółowo, że w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące:

1. okresu lub okresów zatrudnienia;

Oznacza to wskazanie dat, w których pracownik pozostawał zatrudniony. Jeżeli pracownik był zatrudniony na podstawie kilku kolejnych umów o pracę (z odstępem nieprzekraczającym 7 dni), należy wskazać kolejno poszczególne okresy zatrudnienia. Chyba że pracodawca wcześniej wydał już świadectwo pracy dotyczące poprzednich okresów zatrudnienia na wniosek pracownika.

2. wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;

Należy wskazać, czy praca była wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy, czy też w niepełnym, a jeżeli tak to w jakim. W przypadku, gdy wymiar czasu pracy ulegał zmianie w trakcie zatrudnienia, to również należy to wskazać.

3. rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk, lub pełnionych funkcji;

Rodzaj pracy powinien odpowiadać, co najmniej rodzajowi pracy lub stanowiskom pracy z umowy o pracę, lub jej aneksów.

Jak zredagować świadectwo pracy?

4. trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem - strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;

• W świadectwie pracy należy zawsze wskazać, czy rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za porozumieniem stron (art. 30 § 1 pkt 1 K.p.), za wypowiedzeniem (art. 30 § 1 pkt 2 K.p.) przez pracownika lub przez pracodawcę bez wypowiedzenia (art. 30 § 1 pkt 3 K.p.), z upływem czasu, na który została zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 K.p.).
• Dodatkowo w przypadku rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 30 § 1 K.p., w świadectwie pracy należy wskazać stronę stosunku pracy składającą oświadczenie woli, tj. rozwiązującą umowę za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia.
• W przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę i rozwiązania stosunku pracy z tego tytułu należy wskazać jako podstawę art. 231 § 4 K.p. lub art. 231 § 5 K.p. w zależności od przyczyny rozwiązania stosunku pracy w takim przypadku.
• W przypadku odmowy zatrudnienia przez pracownika po przywróceniu go do pracy, jeżeli przed przywróceniem do pracy pracownik podjął zatrudnienie u innego pracodawcy i skorzystał z prawa do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, należy wskazać art. 48 § 2 K.p.
• Jeżeli stosunek pracy został rozwiązany w sytuacji, gdy pracownik powołany na stanowisko w wyniku konkursu skorzysta z prawa do rozwiązania dotychczasowego stosunku pracy za jednomiesięcznym wypowiedzeniem, wówczas jako podstawę prawną należy podać art. 683 K.p.
• W przypadku rozwiązania umowy o pracę z młodocianym, co do którego lekarz orzeknie, że dana praca zagraża jego zdrowiu, a pracodawca nie ma możliwości zmiany rodzaju pracy, wówczas jako podstawę należy podać art. 201 § 2 K.p.
• W przypadku rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika należy wskazać, czy było (była) to:
  • ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 K.p.),
  • popełnienie przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem (art. 52 § 1 pkt 2 K.p.),
  •  zawiniona przez pracownika utrata uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku (art. 52 § 1 pkt 3 K.p.)
• Jeżeli rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło bez wypowiedzenia, bez winy pracownika, należy dookreślić, czy powodem była:
  • niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby, trwająca dłużej niż 3 miesiące - gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy (art. 53 § 1 pkt 1 lit a) K.p.);
  • niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby, trwająca dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące - gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową (art. 53 § 1 pkt 1 lit b) K.p.),
  • usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy z innych przyczyn niż wymienione powyżej, trwająca dłużej niż 1 miesiąc.
• Jeżeli pracownik skorzysta z możliwości rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia w przypadku wydania orzeczenia lekarskiego stwierdzającego szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, gdy pracodawca nie przeniesie go w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe wówczas należy przywołać art. 55 § 1 K.p. Natomiast gdy pracodawca dopuści się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika, a pracownik na tej podstawie rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia, wówczas w świadectwie pracy należy wskazać art. 55 § 11 K.p.
• To samo dotyczy wygaśnięcia stosunku pracy. Wówczas w świadectwie pracy należy wskazać, czy przyczyną wygaśnięcia stosunku pracy była śmierć pracownika (art. 631 K.p.), śmierć pracodawcy (art. 632 K.p., trzymiesięczna nieobecność pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania (art. 66 § 1 K.p.), czy też niezgłoszenie się do pracy w terminie 7 dniu od rozwiązania stosunku pracy z wyboru przez pracownika, który pozostawał na urlopie bezpłatnym w związku z wykonywaniem pracy na postawie wyboru (art. 74 K.p.).
• Podobnie w sytuacji, gdy umowę o pracę rozwiązano na podstawie ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, wówczas w świadectwie pracy należy wskazać odpowiednio art. 1 albo art. 10 tej ustawy w zależności, czy umowę rozwiązano za porozumieniem stron albo z przyczyn niedotyczących pracownika.

Wraz ze wskazaniem trybu należy podać podstawię prawną takiego trybu, tj. odpowiedni przepis K.p. lub ustawy o zwolnieniach grupowych. Wystarczające będzie też wskazanie tylko stosownego przepisu odnoszącego się do przyczyny rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.

Ważne:

W świadectwie pracy nie należy podawać informacji o innych przyczynach wypowiedzenia stosunku pracy ani o przyczynach rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, ponieważ wykracza to poza formalny tzw. „tryb” dokonania tych czynności.

5. okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - K.p., tj. z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników.

Jeżeli wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub umowy o pracę zawartej na czas określony następuje z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników, pracodawca może, w celu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę, skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Okres, za który przysługuje odszkodowanie, wlicza się pracownikowi pozostającemu w tym okresie bez pracy do okresu zatrudnienia.

6. urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;

Należy wskazać wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze, lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie wskazuje się liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 167² Kodeksu pracy,

7. wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;

Będzie to okres tego urlopu i tytuł, czyli odpowiedni przepis.

W przypadku urlopu bezpłatnego udzielonego na zasadach ogólnych – podstawą prawną będzie art. 174 § 1 K.p.

W przypadku urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności podstawą prawną będzie art. 103⁶ pkt 2 K.p.

W przypadku urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami – podstawą prawną będzie art. 1741 § 1 K.p.

W przypadku urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi młodocianemu, uczniowi szkoły dla pracujących w okresie ferii szkolnych-  podstawą prawną będzie art. 205 § 4 K.p.

W przypadku urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi w związku z wyborem podstawą prawną będzie art. 74 K.p.

8. wykorzystanego urlopu ojcowskiego;

Należy wskazać wykorzystany urlop ojcowski tylko w przypadku, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku pracy. W przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski - należy odrębnie wskazać urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

9. wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;

Analogicznie jak w przypadku urlopu ojcowskiego należy wskazać wykorzystany urlop rodzicielski tylko w przypadku, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku pracy, a w przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop rodzicielski – należy wskazać odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

10. wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;

W przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop wychowawczy – należy wskazać odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

11. okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186⁸ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy;

Chodzi tu o sytuację, w której pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie od dnia złożenia przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy - do dnia powrotu do pełnego wymiaru czasu pracy, nie dłużej jednak niż przez łączny okres 12 miesięcy. Jeżeli pracownik skorzystał z takiego uprawnienia, w świadectwie pracy należy wskazać okres takiej ochrony.

12. zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

Dotyczy to pracownika wychowującego dziecko w wieku do 14 lat, któremu przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. W świadectwie pracy należy wskazać, czy pracownik skorzystał z takiego zwolnienia, a jeżeli tak to w jakim wymiarze w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

13. liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

Chodzi tu o czas niezdolności do pracy, za które przysługuje pracownikowi wynagrodzenie.

14. okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;

Należy określić, czy w trakcie trwania stosunku pracy pracownik odbywał czynną służbę wojskową lub jej formy zastępcze, a jeżeli tak to w jakim okresie.

15. okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;

Należy tu wskazać okres zatrudnienia pracownika przy wykonywaniu prac, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze - na stanowiskach ustalonych zgodnie z § 1 ust. 2 tego rozporządzenia.

16. wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;

W świadectwie pracy należy zamieścić informacje o wykorzystaniu przez pracownika dodatkowego urlopu albo innych uprawnień i świadczeń na podstawie przepisów szczególnych lub odrębnych tylko w zakresie mającym wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy, wynikające z przepisów prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 Kodeksu pracy.

17. okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;

            W tym punkcie należy wskazać przypadające w okresie zatrudnienia okresy nieskładkowe określone w ustawie z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

18. zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;

W przypadku, gdy doszło do zajęcia wynagrodzenia o pracę pracownika, należy umieścić stosowną informację w tym przedmiocie.

Jak wynika bowiem z 884 § 2 K.p.c., w razie rozwiązania stosunku pracy z dłużnikiem dotychczasowy pracodawca czyni wzmiankę o zajęciu należności ew. wydanym dłużnikowi świadectwie pracy, a jeżeli nowy pracodawca dłużnika jest mu znany, przesyła temu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne. Wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazać wysokość potrąconych już kwot. Przesłanie zawiadomienia komornika ma skutki zajęcia należności dłużnika u nowego pracodawcy od chwili dojścia zawiadomienia do tego pracodawcy.

Ważne:
Dochowanie tego obowiązku jest bardzo ważne, ponieważ pracodawcy, który zaniedbał przesłania dokumentów zajęcia wynagrodzenia nowemu pracodawcy dłużnika, stosownie do art. 884 § 2 K.p.c., komornik wymierza grzywnę w wysokości do dwóch tysięcy złotych. Grzywna może być powtórzona, jeżeli pracodawca nadal uchyla się od wykonania tych czynności w dodatkowo wyznaczonym terminie.

19. należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do

      dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;

Chodzi o wymagalne należności ze stosunku pracy uznane (a więc niesporne) przez pracodawcę, których pracodawca nie wypłacił pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych. Jeżeli wypłata ma nastąpić ostatniego dnia każdego miesiąca, a rozwiązano stosunek pracy wcześniej, lecz pracodawca zamierza wypłacić wynagrodzenia w terminie wynagrodzeń to nie ma potrzeby zawierania takiej informacji.

20. informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach - na żądanie pracownika.

W tym punkcie wymienia się (tylko na żądanie pracownika) wysokość i składniki wynagrodzenia (np. premie), uzyskane kwalifikacje, szczególnie dające uprawnienia według odrębnych przepisów.

21. informacje związane z orzeczeniem sądu pracy

Jeżeli z orzeczenia sądu pracy wynika, że rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca jest obowiązany zamieścić w świadectwie pracy informację, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (art. 97 § 2 K.p.).

Ponadto w przypadku prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania, gdy zachodzi przypadek określony w § 7 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy, należy zamieścić o tym informację. W praktyce oznacza to uzupełnienie treści świadectwa pracy o tę informację przez pracodawcę. Taką adnotację pracodawca powinien podpisać i opatrzyć datą.

22. pouczenie

Bardzo ważne jest także umieszczenie w świadectwie pracy obligatoryjnego pouczenia o prawie pracownika wystąpienia z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę - o prawie do wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę.

V. Odrębności dotyczące wydawania świadectw pracy przez pracodawcę będącym agencją pracy tymczasowej

W stosunku do pracowników tymczasowych występują odrębności dotyczące wydawania świadectwa pracy. Są one uregulowane w ustawie z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (t.j. Dz.U. z 2018 poz. 594). Zgodnie z tą ustawą agencja pracy tymczasowej wydaje pracownikowi tymczasowemu świadectwo pracy dotyczące łącznego zakończonego okresu zatrudnienia w tej agencji, objętego kolejnymi umowami o pracę, nawiązanymi w okresie nie dłuższym niż 12 kolejnych miesięcy. Świadectwo pracy wydaje się najpóźniej w dniu upływu terminu 12 kolejnych miesięcy zatrudniania przez agencję. Jeżeli jednak rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę nawiązanej przed upływem 12 kolejnych miesięcy przypada po upływie tego terminu, świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy o pracę. Gdy wydanie świadectwa pracy w takim terminie nie jest możliwe, agencja pracy tymczasowej, nie później niż w terminie kolejnych 7 dni, przesyła albo doręcza świadectwo pracy pracownikowi tymczasowemu lub osobie upoważnionej przez niego na piśmie do odebrania świadectwa pracy (art. 18a ust. 1-3 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

Pracodawca będący agencją pracy tymczasowej zamieszcza w świadectwie pracy wydawanym pracownikowi tymczasowemu także informacje dotyczące każdego pracodawcy użytkownika, na rzecz którego pracownik wykonywał pracę tymczasową na podstawie umowy o pracę oraz okresów wykonywania dla każdego z nich takiej pracy (§ 2 ust 2a rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Pracownik tymczasowy może w każdym czasie żądać wydania przez agencję pracy tymczasowej świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Świadectwo pracy dotyczy okresu zatrudnienia na podstawie każdej kolejnej umowy o pracę lub łącznego okresu zatrudnienia objętego kolejnymi umowami o pracę. Świadectwo pracy wydaje się w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania, a jeżeli jego wydanie w tym terminie nie jest możliwe, agencja pracy tymczasowej, nie później niż w terminie kolejnych 7 dni, przesyła albo doręcza świadectwo pracy pracownikowi tymczasowemu lub osobie upoważnionej przez niego na piśmie do odebrania świadectwa pracy (art. 18b ustawy o pracownikach tymczasowych).

VI. Sprostowanie i uzupełnienie świadectwa pracy

Pracownik może w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa (art. 97 § 21 K.p.).

W razie uwzględnienia wniosku, należy wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy w terminie 7 dni od otrzymania wniosku o sprostowanie. Natomiast w przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy należy o takim negatywnym rozpatrzeniu zawiadomić pracownika - w postaci papierowej lub elektronicznej - w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku (§ 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy (art. 97 § 2¹ K.p.).

W razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o sprostowanie świadectwa pracy pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie (§ 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy). Tak samo należy postąpić w razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o odszkodowanie w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy (§ 8 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Ponadto w przypadku prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia pracodawca, na żądanie pracownika, w ciągu 7 dni od dnia przedłożenia przez pracownika świadectwa pracy, zobowiązany jest uzupełnić treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu (§ 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Natomiast jeżeli prawomocne orzeczenie sądu pracy zostało wydane w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca zobowiązany jest wydać pracownikowi, w terminie 7 dni od daty uprawomocnienia się orzeczenia nowe świadectwo pracy. W nowym świadectwie pracy należy zawrzeć informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (§ 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

W przypadku, gdy pracodawca i były pracownik zawarli ugodę skutkującą koniecznością wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy, pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia zawarcia lub zatwierdzenia ugody przez sąd (§ 7 ust. 4a rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).
Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie nowego lub uzupełnionego świadectwa pracy pracownikowi w wyżej określonych terminach do jego rąk nie jest możliwe, wówczas pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób (§ 7 ust. 4b rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Po wydaniu nowego świadectwa pracy w wyniku sprostowania, pracodawca ma obowiązek najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy usunąć z akt osobowych pracownika i zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy (§ 7 ust. 5 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Natomiast w przypadku, gdy zostanie wydane prawomocne orzeczenie sądu pracy o odszkodowaniu na rzecz pracodawcy z tytułu nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy, to pracownik jest zobowiązany w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie przedłożyć pracodawcy wydane mu świadectwo pracy w celu uzupełnienia treści tego świadectwa o informację o wydanym orzeczeniu sądu pracy. W razie niespełnienia tego obowiązku, pracodawca powinien wezwać pracownika do przedłożenia świadectwa pracy w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania w celu zamieszczenia takiej informacji w świadectwie pracy. Następnie pracodawca uzupełnia świadectwo pracy i wydaje je pracownikowi w ciągu 7 dni od przedłożenia go przez pracownika. Poprzednie świadectwo pracy należy również usunąć z akt osobowych i zniszczyć (§ 9 ust. 1-2 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

VII. Konsekwencje niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy

Za niewydanie świadectwa pracy grożą określone konsekwencje. Po pierwsze niewydanie świadectwa pracy stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny w wysokości od 1 tys. do 30 tys. złotych (art. 282 § 1 pkt 3 K.p.). Ponadto pracownik może wystąpić przeciwko pracodawcy z roszczeniem cywilnym. Pracownikowi przysługuje bowiem roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Takie odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni (art. 99 § 1 i § 2 Kodeksu pracy).