call phone_android eMKa - pobierz
  • Facebooku
  • LinkedIn
  • Twitter
  • YouTube
 
Prawo

Blog

oraz nasze publikacje

Kopiowanie w celach służbowych, czyli jakich?

W celach służbowych, czyli jakich?

Ustawę należy ocenić pozytywnie: jest ona bowiem ogromnym krokiem w zapobieganiu przestępstwom kradzieży tożsamości i fałszerstwa dokumentów, w szczególności poprzez delegalizację wykonywania replik dowodów kolekcjonerskich. Jest również pierwszą próbą uregulowania wykonywania kopii dokumentów, a tym samym zakresu danych osobowych przetwarzanych przy tej okazji przez przedsiębiorców. Do tej pory organ nadzoru był jedynym, który, wychodząc z zasady adekwatności, a obecnie minimalizacji danych, wywodził brak legalnych podstaw do kopiowania dokumentów w całości. Wprowadzenie odrębnej ustawy wraz z sankcjami karnymi z pewnością umocni pozycję organu nadzoru oraz specjalistów odpowiedzialnych za obszar RODO w zapobieganiu przetwarzania danych nadmiarowych w kopiach dokumentów.

Jednak regulacja nie usuwa wątpliwości co do granic dozwolonego kopiowania całych dokumentów. Powstaje bowiem wątpliwość interpretacyjna pojęcia „celów urzędowych, służbowych i zawodowych”, które to cele legalizują dokonywanie kserokopii i skanów dokumentów publicznych. O ile bowiem nie mamy wątpliwości, że do wypożyczenia sprzętu sportowego nie jest niezbędne pozyskanie kopii naszego dowodu osobistego, o tyle najczęściej dowody osobiste są kopiowane przez podmioty sektorów regulowanych, które stoją na stanowisku, że konieczność pozyskiwania ich pełnych kopii wynika wprost z przepisów prawa, (np. banki, zakłady ubezpieczeń, telekomy). A jak to uzasadniają? W tych obszarach weryfikacja tożsamości i pozyskiwanie określonych w przepisach danych indentyfikacyjnych z dokumentów tożsamości wynika wprost np. z wymogów dyrektywy AML4 (dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 2015/849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu; Dz.Urz. UE z 2015 r. L 141 s. 73), a bezpośrednio z art. 36 ust. 1 lit. a-d ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1115). Obowiązkiem tym objęte jest ustalenie (potwierdzenie) na podstawie dokumentu tożsamości osoby fizycznej i udokumentowanie ustalenia danych wprost wskazanych w ww. art. 36 ust. 1 lit. a-d, co jest przez rynek interpretowane jako obowiązek skopiowania dokumentu potwierdzającego tożsamość. Ale też możemy spodziewać się argumentacji daleko dalej idących, zgodnie z którymi już sama potrzeba identyfikacji dla celów służbowych czy zawodowych również jest określona w odrębnych przepisach, bowiem każdy pracodawca musi zidentyfikować osobę wchodzącą na teren objęty przepisami bhp, za których przestrzeganie odpowiada, albo że każdy przedsiębiorca zawierający umowę cywilnoprawą posiada cel określony w Kodeksie cywilnym polegający na dochodzeniu ewentualnych roszczeń z tej umowy. W ten sposób przepisy te mogą być wykorzystywane do prób interpretowania ich na własną korzyść.

Przesądzi UODO oraz orzecznictwo.

Również sama definicja repliki dokumentu publicznego pozostawia pole do nadużyć w zakresie sporządzania kserokopii i skanów. Biorąc pod uwagę jej brzmienie, należy przyjąć, że kopia w skali 70 proc. czy 130 proc. nie będzie już stanowiła repliki dokumentu publicznego w rozumieniu ustawy i nie będzie obwarowana sankcjami z niej wynikającymi. A więc o ile ustawa o dokumentach publicznych jest skuteczną odpowiedzią na zjawisko obrotu dowodami kolekcjonerskimi, o tyle wydaje się, że nie w pełni pomoże w walce z wykonywaniem kserokopii i skanów tych dokumentów. Tym samym nadal głównym ograniczeniem dla nadmiarowości przetwarzanych danych osobowych pozostanie zasada minimalizacji określona w art. 5 ust. 1 lit. c RODO (RODO bowiem jako akt wyższej rangi powinno być stosowane). I trzeba przyjąć, że nawet jeśli jakieś cele są określone w innej ustawie, nadal możemy przetwarzać tylko taki zakres danych osobowych, jaki jest nam niezbędny do osiągnięcia określonych celów. Idąc dalej, przetwarzanie wszystkich danych z dowodu osobistego, czyli sporządzanie pełnej kopii dowodu, wciąż będzie naruszało zasadę minimalizacji danych w przypadkach, w których przetwarzanie wszystkich danych zawartych w dowodzie osobistym nie jest niezbędne do osiągnięcia celu ich przetwarzania. A pytanie o granice dozwolonego kopiowania całości dowodów osobistych pozostanie otwarte i uznaniowe. Pozostaje nam czekać na pierwsze stanowiska i interpretacje organów nadzoru i orzecznictwo.

Kolejne wpisy

08-110 Siedlce
ul. Bp. Świrskiego 41

local_phone25 644 00 20emailbiuro@mk-finanse.pl
Korzystając z naszej przeglądarki wyrażają Państwo zgodę na wykorzystywanie przez nas plików cookies. Używamy ich do celów statystycznych. W programie służącym do obsługi stron internetowych można zmienić ustawienia dotyczące cookies.
Rozumiem