Praktyka skanowania dowodów osobistych jest powszechna choćby przy wypożyczaniu nart, rowerów albo samochodów. W ten sposób firmy starają się zabezpieczyć przed kradzieżą sprzętu. Problem w tym, że praktyki takie wielokrotnie krytykowali najpierw Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, a potem Urząd Ochrony Danych Osobowych. Ich zdaniem powielanie dokumentów jest ryzykowne – dzięki temu łatwo przygotować kopię oryginału i wykorzystać ją w przestępstwie, np. wyłudzając pożyczkę.
Wygląda na to, że argumenty te dotarły w końcu do rządu, który postanowił zakazać skanowania. Od 12 lipca firmy mogą co najwyżej poprosić o okazanie dowodu i spisać dane niezbędne do weryfikacji osoby, z którą zawierają umowę. Zabronione będzie również tworzenie replik dokumentów, czyli np. dowodów kolekcjonerskich. Za złamanie przepisów będzie grozić kara nawet do dwóch lat pozbawienia wolności. Wciąż nie wiadomo, czy nowe prawo będzie obowiązywać również instytucje finansowe, ubezpieczycieli oraz operatorów telekomunikacyjnych bądź dostawców internetu. Podmioty te mogą upierać się, że mają podstawy prawne do kontynuowania praktyki kopiowania dokumentów.
Agnieszka Sagan-Jeżowska z kancelarii Wierzbowski Eversheds Sutherland wskazała, że banki oraz ubezpieczalnie powołują się w tym przypadku na dyrektywę w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy oraz rekomendacje Komisji Nadzoru Finansowego. Ale przygotowana przez rząd ustawa nie przewiduje żadnych wyjątków.
Od 12 lipca br. za wykonanie kopii dokumentu publicznego, a więc również paszportu, prawa jazdy, karty pojazdu czy legitymacji potwierdzającej np. niepełnosprawność, będzie bowiem grozić kara nawet do dwóch lat więzienia.
A wszystko za sprawą wchodzącej właśnie w życie po półrocznym vacatio legis ustawy z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz.U. poz. 53). Wprowadza ona sankcje karne za sporządzanie replik dokumentów publicznych, w tym m.in. dowodów osobistych i paszportów czy prawa jazdy. Sporządzanie repliki, w tym kserokopii lub wydruków, będzie zagrożone karą do dwóch lat pozbawienia wolności. Kopiować dowody osobiste lub paszporty można wyłącznie wówczas, gdy są one wykonane do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów, lub na użytek osoby, dla której dokument został wydany.
Dlaczego kserowanie stanowi problem?
Kopiowanie pełnych dowodów osobistych spotyka się najczęściej w sektorach regulowanych, tj. w bankach, firmach ubezpieczeniowych, telekomach, ale zdarza się to również w podmiotach świadczących inne usługi, np. w wypożyczalniach samochodów, sprzętu wodnego i plażowego oraz innego sprzętu transportu prywatnego (hulajnogi, segway'e), a także w zakładach bukmacherskich. Rzecz w tym, że tak sporządzone kopie posiadają pełny zakres informacji umożliwiający sporządzenie repliki dokumentu. Do 12 lipca wytwarzanie tzw. dowodów kolekcjonerskich (czyli kopii wykonanych w celach prywatnych) było legalne i nie obwarowane żadnymi wymogami. Inaczej mówiąc, zasadniczo każdy mógł zlecić wykonanie kopii dokumentu tożsamości, twierdząc, że zrobił to w celach prywatnych i nie było podstawy, by go ukarać, nawet gdyby była to kopia dowodu innej osoby, dopóki nie została użyta w niewłaściwym celu.
UODO nie kwestionuje samej potrzeby weryfikacji danych potwierdzających tożsamość osób fizycznych czy przetwarzania danych z dowodu. Organ natomiast podważa zakres przetwarzania tych danych i sposób ich powielania.
A co można zrobić z takim podrobionym dowodem osobistym? Na przykład ukraść tożsamość prawowitego właściciela podrabianego dokumentu i wziąć pożyczkę krótkoterminową, którą obecnie załatwimy nawet przez internet. Finezja przestępców sięga jednak zdecydowanie dalej. Rok temu niebezpiecznik.pl informował o wykorzystywaniu skopiowanych dowodów osobistych do wyrabiania duplikatu karty SIM, za pomocą której kradziono pieniądze poprzez systemy bankowości elektronicznej. Dlatego od długiego czasu różne środowiska podkreślały konieczność zakazania wytwarzania i posługiwania się repliką dowodu osobistego.
Niezgodność z RODO.
Także organ ochrony danych osobowych od wielu lat konsekwentnie podkreślał konieczność ochrony informacji zawartych w naszych dowodach osobistych, w szczególności stał na stanowisku, że co do zasady kopiowanie dowodów osobistych jest niedozwolone ze względu na naruszenie zasady adekwatności (obecnie: minimalizacji danych osobowych). Co istotne, organ ten nie kwestionuje samej potrzeby weryfikacji danych potwierdzających tożsamość osób fizycznych czy przetwarzania danych z dowodu. Kwestionowany jest natomiast zakres przetwarzania tych danych i sposób ich powielania. Mimo że kampanie edukacyjne i działania nadzorcze są podejmowane od wielu lat, niektóre podmioty wciąż stosują praktykę kopiowania całych tych dokumentów wraz ze wszystkimi danymi w nich zawartymi. Tymczasem dla potwierdzenia tożsamości osoby, czyli zrealizowania celu przetwarzania informacji z dowodów osobistych, wystarczający jest zazwyczaj sam wgląd do dokumentu, ewentualnie skopiowanie lub odnotowanie wyłącznie wybranych informacji, które w razie potrzeby posłużą później przedsiębiorcy do dochodzenia roszczeń (czyli w praktyce – numeru dowodu osobistego).
Oczywiście podmioty z niektórych sektorów mogą mieć potrzebę, a czasami wręcz obowiązek przetwarzania szerszych informacji z dowodu, np. w ramach zapobiegania praniu pieniędzy, ale wówczas to z przepisów prawa wprost wynika, jakie informacje należy pozyskać i potwierdzić. Przy czym i wtedy nie ma uzasadnienia dla kopiowania całego dowodu osobistego wraz z informacjami niewskazanymi w przepisach.
Zgodnie z przepisami repliką dokumentu publicznego jest „odwzorowanie lub kopia wielkości od 75 proc. do 120 proc. oryginału o cechach autentyczności, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanego dla celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, której dane dotyczą”.
Jednak ważniejszym powodem tak zaostrzonego podejścia do kopiowania dowodów osobistych są konsekwencje, jakie to za sobą pociąga, a na gruncie RODO – ryzyka dla praw i wolności osób, których dane dotyczą. Samo bowiem nadmiarowe przetwarzanie danych osobowych stanowi naruszenie praw osób fizycznych, jednak to naruszenia w zakresie bezpieczeństwa, czyli wycieki danych, są zagrożeniem najdalej idącym w skutki. I tutaj widać ogromną różnicę pomiędzy wyciekiem tylko wybranych informacji z dowodów osobistych a wyciekiem pełnych ich kopii. Jeżeli wyciekł cały obraz dokumentu, to sporządzenie jego repliki jest banalnie proste.
Katalog jest o wiele szerszy.
Zabronione będzie nie tylko kopiowanie dowodu osobistego. Ustawa o dokumentach publicznych idzie zdecydowanie dalej, obejmując swoim zakresem szerokie spektrum dokumentów. Ustawowe regulacje dzielą dokumenty publiczne na trzy kategorie ze względu na ich znaczenie dla bezpieczeństwa państwa, przy czym enumeratywny wykaz tej pierwszej kategorii znalazł się bezpośrednio w ustawie. Na wykazy dokumentów drugiej i trzeciej kategorii będziemy musieli poczekać, bowiem zgodnie z delegacją – ustawową zawartą w art. 6 – zostaną one określone w drodze rozporządzenia przez Radę Ministrów. Jednak już wykaz kategorii pierwszej zawiera aż 32 punkty, które obejmują nie tylko dokumenty potwierdzające tożsamość (tj. dowód osobisty i paszport), ale także cały szereg innych, w szczególności: prawo jazdy, dowód rejestracyjny i kartę pojazdu, legitymację potwierdzającą niepełnosprawność, niektóre dokumenty wydawane cudzoziemcom, odpisy z aktów stanu cywilnego, tytuły wykonawcze wydawane przez sądy i referendarzy sądowych i odpisy prawomocnych orzeczeń sądów, prawo wykonywania zawodu lekarza i lekarza dentysty, legitymacje służbowe służb ochrony państwa, osób zatrudnionych w Krajowej Administracji Skarbowej.
A zatem każdy przedsiębiorca kopiujący nie tylko dowody osobiste, lecz jakiekolwiek dokumenty powinien dokonać weryfikacji zgodności kopiowania pod kątem nowej ustawy. Jest to o tyle istotne, że po tym, jak kwestia kopiowania dowodów osobistych była często podnoszona przez prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a wcześniej przez generalnego inspektora ochrony danych osobowych, w punktach usługowych zaczęto wprawdzie odstępować od kopiowania dowodów, ale jednocześnie pojawiło się zjawisko kopiowania innych dokumentów, np. praw jazdy czy rozmaitych legitymacji.
