W dniu 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw, w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Nowelizacja wprowadza przede wszystkim dwie istotne zmiany: skrócenie 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwość jej prowadzenia w wersji elektronicznej.

Należy również zaznaczyć, że na podstawie zmienionej ustawy, preferowaną formą wypłaty wynagrodzenia będzie forma bezgotówkowa. Wypłata wynagrodzenia będzie dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Z początkiem roku weszło w życie także nowe rozporządzenie MRPiPS z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z dnia 19.12.2018 r. poz. 2369).

Zgodnie z § 3 powyższego rozporządzenia akta osobowe pracownika składają się z 4 części (poprzednio były to 3 części A, B, C) i obejmują:

w części A oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² Kodeksu pracy);

w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

 - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,

 - umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),

 - zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,

 - dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1924),

 - potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

    a). z treścią regulaminu pracy (art. 104³ § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),

    b). z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁴ § 3 Kodeksu pracy),

    c). z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

 - potwierdzenie poinformowania pracownika:

    a). o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 29¹ § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 3² i art. 29¹ § 4 Kodeksu pracy),

    b). o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22² § 8 Kodeksu pracy),

    c). o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),

 - potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),

 - dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

 - oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy, lub zmiany tych warunków w innym trybie,

 - dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),

 - dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

 - dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),

 - dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,

 - dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182^1e Kodeksu pracy),

 - dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186⁷ Kodeksu pracy),

 - oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189¹Kodeksu pracy),

 - dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174¹ Kodeksu pracy),

 - skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

    a). wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),

    b). okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),

 - umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 101¹ § 1 Kodeksu pracy),

 - wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151⁷ § 6 Kodeksu pracy),

 - dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami, w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,

 - dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;

w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

 - oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,

 - wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, 

 - dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

 - kopię wydanego świadectwa pracy,

 - potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

 - umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101² § 1 Kodeksu pracy),

 - skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi, w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Zgodnie z § 19 ww. rozporządzenia, jego przepisy stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.

Natomiast zgodnie z § 20 rozporządzenia, o dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się przepisy niniejszego rozporządzenia, z wyjątkiem § 2-6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia. Pracodawcy mogą dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzone przed tym dniem, do nowego rozporządzenia.

Rozporządzenie ww. precyzuje także, w jaki sposób powinna nastąpić elektronizacja dokumentacji pracowniczej.

Przede wszystkim ten akt sprawy stawia wymogi odnoszące się do systemu teleinformatycznego, który musi zapewniać:

 - zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;

 - integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

 - stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;

 - identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;

 - skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;

 - wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozporządzeniu;

 - funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Pracodawca powinien zwrócić szczególną uwagę na zabezpieczenie, w sposób ciągły, dokumentacji pracowniczej, które może osiągnąć tylko wtedy, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

 - jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;

 - jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;

 - jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Elektroniczne akta pracownicze

W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę obowiązana jest sporządzić odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieścić w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca obowiązany jest stosować odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.

Źródło: Biuetyn Informacyjny KODEKSU - Styczeń 2019 r.