Przedawnienie to możliwość uchylenia się od zaspokojenia roszczenia po upływie określonego prawem terminu. Bieg przedawnienia zaczyna się w dniu, w którym roszczenie stało się wymagalne. Jeżeli wymagalność roszczenia zależy od podjęcia określonej czynności przez uprawnionego, bieg terminu jest liczony inaczej. Wówczas bieg rozpoczyna się od wymagalności roszczenia, gdyby uprawniony podjął czynność w najwcześniej możliwym terminie.
Faktura VAT to dokument, który stwierdza sprzedaż towaru lub wykonanie usługi, wystawiany jest zazwyczaj na podstawie umowy.
Przedawnienie faktury jest terminem bardzo dynamicznym i uzależnionym od rodzaju umowy, jaką obejmowała. W zależności od typu zawartej umowy prawo przewiduje różne terminy przedawnień.
Najczęściej zawieraną umową w obrocie gospodarczym jest umowa sprzedaży, z której roszczenia przedawniają się z upływem 2 lat (art. 554 k.c.), licząc przeważnie od dnia następnego po dniu płatności określonym na fakturze podobnie jak umowy z wykonywanych usług w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej. Przedawnienie roszczeń z umowy przewozu przedawnia się po upływie 1 roku (art. 792 k.c.) a umowa spedycji już po 6 miesiącach (art. 794 k.c.). Jeszcze inaczej sytuacja wygląda w transporcie międzynarodowym, gdzie roszczenia mogą przedawniać się nawet po 3 latach, gdy powstały w wyniku rażącego niedbalstwa (art. 32 CMR). Roszczenia z umowy o roboty budowlane ulegają przedawnieniu po 3 latach, (art. 118 k.c.) licząc od dnia następnego po dniu płatności podanego na fakturze, o ile prace te były wykonane w oparciu o umowę o dzieło 2 lata od dnia, w którym dzieło zostało lub miało być wykonane (art. 646 k.c.). Trzyletni termin przedawnień dotyczy należności z tytułu umowy agencyjnej (art. 118 k.c.) oraz umowy najmu lub umów dzierżawy (art. 118 k.c.).
Warto pamiętać, że istnieją zdarzenia, które powodują przerwanie biegu przedawnienia. Może być to uznanie długu przez dłużnika, skierowanie sprawy o zapłatę do sądu lub mediacji, lub tzw. zawezwanie do próby ugodowej przed sądem. Nie ma znaczenia, jaki jest skutek takiego zawezwania, gdyż samo wszczęcie takiego postępowania przerywa bieg przedawnienia.
Podejmując, czynności windykacyjne należy sprawdzić, czy prawo do żądania spłaty długu nie jest przedawnione. Po upływie terminu przedawnienia dłużnik ma prawo uchylić się od spłaty długu, może również zrzec się prawa do korzystania z zarzutu przedawnienia. Warto zatem kontrolować terminy, przedawnienie może skutkować tym, iż należności nigdy nie zostaną odzyskane.